ChatGPT, Copilot, Claude: was zu regeln ist

Fast jedes Unternehmen hat sie schon im Haus: ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude. Mandanten fragen selten „Dürfen wir?“, sondern „Was müssen wir vorher regeln?“.

Privatkonto oder Geschäftskonto

Der wichtigste Unterschied liegt nicht im Werkzeug, sondern im Vertrag. Wer ein kostenloses oder privates Konto nutzt, schließt den Vertrag als Einzelperson. Das Unternehmen bekommt keinen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Eingaben dürfen zum Training der Modelle verwendet werden, sofern der Nutzer nicht in den Einstellungen widerspricht. So steht es bei OpenAI für die Tarife Free, Plus und Pro und bei Anthropic in den Verbraucherbedingungen für Claude.

Geschäftstarife – ChatGPT Business, Enterprise und die API, Claude über die Commercial Terms, Microsoft Copilot im Unternehmenskonto – sind anders aufgebaut: Der Anbieter bietet einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art 28 DSGVO an, und die Eingaben werden standardmäßig nicht zum Training verwendet. Vertragspartner für Kunden im EWR ist bei OpenAI die OpenAI Ireland Ltd, bei Anthropic die Anthropic Ireland, Limited; für Copilot gelten das Data Protection Addendum und die Product Terms, Microsoft handelt als Auftragsverarbeiter und trainiert seine Basismodelle nicht mit Eingaben. Das sind Angaben der Anbieter, Stand Oktober 2026, vor dem Abschluss am Vertragstext zu prüfen; eine Empfehlung ist damit nicht verbunden.

DSGVO: Verantwortlicher bleibt das Unternehmen

Sobald eine Mitarbeiterin eine Kundenmail, eine Bewerbung oder ein Protokoll in ein KI-Werkzeug einfügt, verarbeitet das Unternehmen personenbezogene Daten und braucht dafür eine Rechtsgrundlage nach Art 6 DSGVO, meist das berechtigte Interesse oder die Vertragserfüllung. Datenschutzerklärung und Information der Beschäftigten müssen den Anbieter als Empfänger oder zumindest die Empfängerkategorie nennen (Art 13, 14 DSGVO), das Verarbeitungsverzeichnis nach Art 30 DSGVO braucht einen Eintrag. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art 35 DSGVO ist nur bei voraussichtlich hohem Risiko nötig – etwa wenn Personen systematisch bewertet werden –, in der Regel nicht für das Formulieren von Texten.

Die Übermittlung in die USA, die alle drei Vertragswerke vorsehen, ist an Anbieter mit Zertifizierung unter dem Data Privacy Framework nach dem Angemessenheitsbeschluss (Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795) zulässig, sonst nach Standardvertragsklauseln. Das Gericht der EU hat die Klage dagegen abgewiesen (T-553/23); das Rechtsmittel C-703/25 P ist anhängig (Stand Oktober 2026).

Betriebsrat: Betriebsvereinbarung oder nicht?

Nach § 96a Abs 1 Z 1 ArbVG braucht die Einführung von Systemen, die personenbezogene Daten der Arbeitnehmer automationsunterstützt ermitteln, verarbeiten oder übermitteln, die Zustimmung des Betriebsrats, sobald sie über allgemeine Angaben zur Person und zur fachlichen Eignung hinausgehen; ausgenommen sind Daten, die nur Pflichten aus Gesetz, Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag dienen. Daneben erfasst § 96a Abs 1 Z 2 ArbVG Systeme zur Beurteilung von Arbeitnehmern, sofern damit Daten erhoben werden, die die betriebliche Verwendung nicht rechtfertigt. Ein in Microsoft 365 eingebetteter Copilot, der Nutzungsberichte und Protokolle je Nutzer erzeugt, fällt nach unserer Einschätzung regelmäßig darunter; die Betriebsvereinbarung ist dann Voraussetzung der Wirksamkeit. Die Literatur zu KI-Assistenten im Dienstverhältnis zieht dieselbe Grenze: Maßgeblich ist die Eingriffsintensität, und die hängt von Lizenz, Konfiguration und Berechtigungen ab. Analysefunktionen wie Viva Insights oder Copilot Analytics, die dem Einzelnen persönliche Hinweise geben, greifen weniger ein als Auswertungen, die Vorgesetzten kleine Gruppen oder die ganze Organisation aufschlüsseln. Verweigert der Betriebsrat die Zustimmung, kann die Schlichtungsstelle sie ersetzen (§ 96a Abs 2 ArbVG). Strenger ist § 96 Abs 1 Z 3 ArbVG: Kontrollmaßnahmen und technische Kontrollsysteme, die die Menschenwürde berühren, sind ohne Zustimmung des Betriebsrats unwirksam, und diese Zustimmung ist nicht ersetzbar. Nach dem OGH ist die Menschenwürde berührt, wenn die Kontrolldichte über das für den Kontrollzweck Erforderliche hinausgeht (8 ObA 288/01p, Telefonregistrierung; 9 ObA 120/19s, GPS-Ortung). Wer KI-Protokolle zur Leistungskontrolle auswertet, kann diese Grenze erreichen.

Ohne Betriebsrat verlangt § 10 AVRAG für solche Kontrollmaßnahmen die Zustimmung des einzelnen Arbeitnehmers; fehlt eine schriftliche Vereinbarung über ihre Dauer, kann er sie jederzeit schriftlich kündigen. Für die Datensysteme des § 96a ArbVG gibt es ohne Betriebsrat keine Ersatzregel; dort bleibt die DSGVO der Maßstab.

Geschäftsgeheimnisse und Berufsgeheimnis

Ein Geschäftsgeheimnis ist nach § 26b UWG nur geschützt, solange der Inhaber angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen trifft. Wer Kalkulationen, Quellcode oder Vertragsentwürfe in ein Privatkonto einträgt, dessen Eingaben zum Training verwendet werden dürfen, setzt diesen Schutz aufs Spiel. Für Berufsgeheimnisträger gilt mehr: Rechtsanwälte sind nach § 9 Abs 2 RAO zur Verschwiegenheit verpflichtet und müssen bei Hilfskräften für die verlässliche Einhaltung dieser Pflicht hinreichend vorkehren; Ärzte und ihre Hilfspersonen unterliegen § 54 Abs 1 ÄrzteG 1998, Wirtschaftstreuhänder § 80 WTBG 2017. Der Leitfaden des Österreichischen Rechtsanwaltskammertags zu KI in Anwaltskanzleien (September 2025) sagt es für Rechtsanwälte ausdrücklich: Die Eingabe mandatsbezogener oder sonst vertraulicher Informationen in öffentliche oder ungesicherte KI-Systeme verletzt die Verschwiegenheit; der Anbieter muss sich schriftlich verpflichten, Eingaben nicht zum Training zu verwenden, und zu einer Vereinbarung nach § 40 Abs 3 RL-BA bereit sein. Nach unserer Auffassung gilt dieser Maßstab für alle Berufsgeheimnisträger: Anvertraute Informationen dürfen nur dann in ein KI-Werkzeug eingegeben werden, wenn der Zugriff Dritter – auch des Anbieters für Trainingszwecke – vertraglich ausgeschlossen und technisch abgesichert ist. Ein Privatkonto scheidet damit aus.

KI-Verordnung: für Betreiber ein kurzer Katalog

Wer ChatGPT, Copilot oder Claude beruflich einsetzt, ist Betreiber im Sinn des Art 3 Nr 4 KI-VO. Nach Art 4 KI-VO in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744 muss er Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz seines Personals zu unterstützen, ohne ein bestimmtes Niveau garantieren zu müssen. Nach Art 50 Abs 4 KI-VO muss er Deepfakes und ungeprüft veröffentlichte KI-Texte zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse offenlegen. Die Pflichten für Hochrisiko-Systeme, etwa KI in der Personalauswahl, gelten für eigenständige Systeme nach Anhang III ab 2. Dezember 2027. Einzelheiten im Beitrag zur KI-Verordnung.

Was vorher zu regeln ist

1. Freigabeliste: welche Werkzeuge und Tarife zugelassen sind – und welche nicht.
2. Geschäftskonten statt Privatkonten: zentral verwaltete Zugänge über das Unternehmen; private Logins für dienstliche Daten untersagen.
3. Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen, dabei Standardvertragsklauseln, Unterauftragsverarbeiter und Speicherort prüfen.
4. Training abschalten oder bestätigen lassen, dass der Tarif es ausschließt, und die Einstellung dokumentieren.
5. Interne KI-Richtlinie: was eingegeben werden darf und was nie, wer Ergebnisse prüft, wann gekennzeichnet wird. Sie ist zugleich die Maßnahme nach Art 4 KI-VO.
6. Betriebsrat einbinden, bevor das Werkzeug ausgerollt wird – bei Protokollierung oder Auswertung je Nutzer durch Betriebsvereinbarung nach § 96a ArbVG.
7. Datenschutzerklärung und Verarbeitungsverzeichnis um den Anbieter ergänzen; prüfen, ob eine Folgenabschätzung nötig ist.

Diese Information ist allgemein gehalten und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.